Kebijakan Mengenai Kesantunan di Tempat Kerja

Kebijakan Mengenai Kesantunan di Tempat Kerja

Pernyataan Komitmen

PT. Perkebunan Nusantara IV menerima tanggung jawabnya untuk membangun dan menjaga kesantunan di tempat kerja, dimana seluruh karyawan benar-benar merasa nyaman di lingkungan yang menghargai kedudukan,jabatan dan bebas untuk berpendapat. 

Kita menyadari bahwa lingkungan kerja yang selalu terjadi konflik (pertentangan) dan kebiasaan yang tidak saling menghormati satu sama lain dapat merendahkan martabat masing-masing karyawan, sistem itu sendiri dan kemungkinan menurunkan kerja tim, persahabatan, dan produktivitas.

Lingkungan kerja yang santun sesungguhnya membutuhkan kerjasama dan dukungan dari masing-masing karyawan dalam sebuah perusahaan ataupun organisasi.Setiap karyawan harus memiliki rasa tanggungjawab untuk berusaha menjadi contoh yang baik dan berkelakuan baik dalam setiap tindak-tanduknya, yang tidak saling merendahkan,menghina, ataupun berbuat keji terhadap orang lain baik sengaja maupun tidak disengaja.

Tingkah laku  yang santun dan adil merupakan salah satu hal yang paling penting yang mendasari PT.Perkebunan Nusantara IV berkomitmen memperjuangkan karyawannya dan warga masyarakat. Komitmen yang sama  juga harus datang dari karyawan dimana karyawan  harus memiliki rasa tanggung jawab terhadap kebiasaan dan tingkah laku mereka. Dengan kebersamaan, kita dapat menjamin bahwa  setiap karyawan akan mendapat perlakuan dengan hormat dan sopan.

Kebijakan : Setiap karyawan bisa mengharapkan mendapat perlakuan yang terhormat dalam lingkungan kerja. Setiap karyawan memiliki tanggung jawab untuk menahan diri dari perbuatan-perbuatan yang dapat menurunkan mertabat seseorang.

Pertanyaan dan Jawaban

1. Apa yang dimaksud kesantunan dalam tempat kerja?
2. Apa yang dimaksud kebiasaan tidak terhormat?
3. Kepada siapa kebijakan ini diberlakukan?
4. Bagaimana cara seorang manajer meyakinkan tentang kesantunan di lingkungan kerja?
5. Apakah tanggung jawab karyawan?
6. Apakah tanggung jawab manajer dan asisten bila muncul masalah-masalah?
7. Apakah tugas-tugas HR ( Sumber Daya Manusia ) , Program Bantuan Karyawan, Penasihat Kerja, dan Serikat Kerja?
8. Bagaimana kalau anda didakwa berkelakuan tidak baik?
9. Apakah yang akan dilakukan karyawan bila mereka diperlakukan dengan tidak hormat?
10. Apa saja yang termasuk proses formal dan investigasi formal mengenai gugatan karena perlakuan tidak terhormat?
11. Bagaimana seharusnya manajer berkomunikasi dengan seseorang yang mengajukan gugatan dan terdakwa yang melakukan tindakan tidak terpuji?
12. Apakah keluhan-keluhan tersebut dijaga kerahasiaannya?
13. Bagaimana kalau seorang karyawan ternyata salah dakwa?

Sumber :

-       Treasury Board Minute : TB 36A/2006-17(a)

-       The Manitoba Human Rights Code, section 19(1) and 19(2)

-       Civil Service Regulations, sections 17(1), 17(2) and 23

-       The Civil Service Act

-       Freedom of Information and Protection of Prifacy Act

-       The Workplace Safety and Health Act

Pertanyaan dan Jawaban

1.       Apa yang dimaksud kesantunan dalam tempat kerja?

      Kesantunan di tempat kerja adalah :

·         keanekaragaman dan hak asasi manusia satu dan yang lainnya yang berhubungan dengan ras, kebangsaan ataupun kesukuan, warna kulit, agama, umur, jenis kelamin, status pernikahan, status keluarga, gangguan fisik dan mental dan pandangan tentang sex.

·         harga diri seseorang

·         tabiat yang berbudi luhur

·         saling menghargai, adil, dan tidak membeda-bedakan

·         bekomunikasi dengan baik dengan orang lain

·         menjalin hubungan kerja yang saling mendukung

2.       Apa yang dimaksud kebiasaan tidak terhormat?

Kebiasaan yang tidak terhormat disebutkan dibawah ini tapi tidak terbatas hal tersebut saja :

·         mengeluarkan pendapat yang tidak terpuji, balas dendam, materialistis  ataupun bertindak tidak terpuji

·         bercanda yang tidak sopan yang menyinggung ras ataupun kesukuan

·         mengelompokkan diri ataupun mengasingkan diri ( contoh : pada ras ataupu suku tertentu )

·         berkoar-koar

·         mencerca orang lain

·         suka meremehkan orang lain

·         bertindak yang memalukan dan menghina orang lain

·         diskriminasi rasial

·         pelecehan seksual

·         membuat isu yang merusak

·         suka memukul tanpa sebab

·         perilaku tertutup, seperti contoh : menyembunyikan informasi, merongrong,licik

3.       Kepada siapa kebijakan ini diberlakukan?

·         Kebijakan ini diberlakukan kepada seluruh karyawan termasuk pihak manajemen PT. Perkebunan Nusantara IV ( Persero ) dan termasuk juga karyawan kontrak PT.Perkebunan Nusantara IV.

·         Kebijakan ini berlaku kepada lingkungan kerja PT. Perkebunan Nusantara IV ( Persero ) termasuk  seluruh kegiatan yang terhubung dengan lingkungan kerja seperti perjalanan dinas, rapat, pekerjaan yang berhubungan dengan sosial, pelayanan konsumen.

·         Kebijakan ini berlaku kepada semua hubungan dan kerjasama antara karyawan dan relasi ( konsumen / masyarakat umum ).

4.       Bagaimana cara seorang manajer meyakinkan tentang kesantunan di tempat kerja?

·         memberi contoh tingkah laku yang terpuji

·         menerima dan menghargai setiap perbedaan dalam lingkungan kerja

·         menciptakan lingkungan kerja yang mendukung terciptanya kesantunan di tempat kerja

·         memberitahukan kepada karyawan bahwa tempat kerja didasari oleh rasa saling menghargai

·         mengarahkan seluruh karyawan kepada kebijakan pemerintah tentang tempat kerja yang santun dan kebijakan lain yang berhubungan

·         mendidik dan melatih seluruh asisten dan karyawan agar tercipta tempat kerja yang santun

·         mengawasi tempat kerja untuk menjamin bahwa semua tindakan terpuji dijalankan

5.       Apakah tanggung jawab karyawan?

·         memperlakukan orang lain dengan baik

·         menjadi teladan bagi orang lain dengan cara menghormati kehormatan dan hak asasi seluruh karyawan dan  warga masyarakat

·         menyadari dan menahan diri terhadap perbuatan yang menyakiti  menghina, ataupun merendahkan orang lain,baik disengaja maupun tidak

·         melaporkan sikap tidak terhormat karyawan yang melakukan hal-hal yang tidak terpuji kepada pimpinan secepat mungkin. Jika anda menyaksikan perbuatan-perbuatan yang tidak terpuji anda bisa langsung menjumpai orang-orang yang melakukan perbuatan tidak terpuji tersebut

·         jangan membuat dakwaan kepada perbuatan yang tidak terpuji secara sembarangan dan hanya untuk balas dendam

·         berusaha untuk menyelesaikan masalah-masalah tentang kesantunan di tempat kerja bila memungkinkan diselesaikan secara damai

6.       Apakah tanggung jawab manajer dan asisten bila muncul isu-isu?

      Manajer dan asisten bertanggungjawab untuk segera mengambil tindakan yang berhubngan dengan perbuatan tidak terpuji. Manajer dan asisten akan :

·         mengenali dan menegur semua tindakan-tindakan yang menyakiti, menghina dan merendahkan orang lain baik disengaja maupun tidak.

·         memperlakukan tiap kondisi sebagai hal yang penting

·         mengatur situasi yang mengarah kepada penyelesaian masalah bila memungkinkan,dengan cara meluruskan perbuatan dan menjaga kerja tim dalam jangka waktu lama

·         mencegah kejadian lebih lanjut

·         menjamin tidak ada aksi balas dendam terhadap karyawan yang melakukan gugatan  atau yang sedang diinvestigasi

·         memberikan dukungan kepada karyawan yang melakukan penelitian mengenai  pengaruh perbuatan tidak terpuji

·         berkonsultasi dengan bagian SDM bila masalah belum terselesaikan

7.       Apakah tugas-tugas HR ( Sumber Daya Manusia ) , Program Bantuan Karyawan, Penasihat Kerja, dan Serikat Kerja?

c.       Sumber Daya Manusia memiliki tanggung jawab sebagai berikut :

·         meningkatkan kesadaran terhadap kebijakan ”Kesantunan di Tempat Kerja ”

·         membantu manajemen dalam penerapan kebijakan yang konsisten

·         berkonsultasi dan memberikan saran kepada manajemen

·         memberikan nasehat kepada karyawan terhadap hak-hak dan pilihan mereka

·         menerima keluhan-keluhan dan menjamin tindakan yang sesuai terlaksana

·         melaksanankan investigasi bila diperlukan

·         memberitahukan kepada karyawan tentang pelayanan EAP       ( Program Bantuan Karyawan )

·         bekerjasama dengan bebagai pihak yang terlibat di dalamnya

b.       Program Bantuan Karyawan memiliki tanggung jawab sebagai berikut :

·         menyediakan pelayanan konsultasi,nasehat dan pendidikan kepada karyawan,manajer,asisten dan lingkungan kerja mengenai respon/pilihan yang sesuai untuk menegur perbuatan yang tidak terpuji

·         membantu karyawan dalam memutuskan dan mencari tindakan yang tepat dalam menanggapi tindakan yang tidak terpuji

·         menyediakan pelatihan dan saran kepada karyawan yang memilih untuk melakukan pendekatan kepada seseorang yang membuat mereka merasa tidak nyaman

·         memberikan saran kepada mereka yang terkena akibat dari perbuatan yang tidak terpuji

·         mengarahkan  karyawan yang terkena dampak untuk menjamin penyesuaian dengan aturan-aturan yang berlaku dan kebijakan yang bersangkutan terhadap tempat kerja terhormat yang sesuai.

·         Menyediakan pelayanan klinis termasuk media perantara, kerja tim dan insvestigasi pasca tanya jawab

·         bekerjasama dengan pihak lain

c.       Penasihat   Kesantunan Kerja memiliki tanggung jawab sebagai berikut :

·         bertindak sebagai narasumber dari semua tingkatan termasuk pelayanan sipil mengenai pelaksanaan kesantunan di tempat kerja, interpretasi kebijakan, sistem yang berdasar kebiasaan

·         bekerjasama dengan pihak lain melalui pemerintah mengenai strategi pendidikan, pencegahan, dan pengetahuan yang berhubungan dengan kebiasaan lingkungan kerja

·         menerima dan merespon pertanyaan-pertanyaan,soal-soal, dan isu-isu yang berhubungan dengan kebiasaan ( tingkah laku ) terbatas dalam lingkup kebijakan kesantunan di tempat kerja

·         merespon secara tepat terhadap permintaan-permintaan dari manajer,asisten,SDM,dan karyawan untuk melakukan tindakan pemulihan ( panduan dan informasi khusus yang berhubungan dengan kebiasaan kesantunan di tempat kerja, media perantara, diskusi / pemulihan / keputusan yang terfasilitasi, pemikiran,pembinaan )

·         mencari penyelesaian lain dan pelayanan pemulihan yang ada melalui sumber daya pemerintah alternatif seperti EAP dan OSD

·         membantu manajer, asisten, dan SDM dalam menciptakan tempat kerja yang santun yang didalamnya ada kelompok kerja khusus

·         mengevaluasi administrasi kebijakan yang lama dan merekomendasikan perubahan kebijakan

c.       Asosiasi Serikat Kerja memiliki tanggung jawab sebagaimana berikut ketika mewakili karyawan :

·         membantu karyawan memahami kebijakan dan kesepakatan kerja bersama ( PKB, Perjanjian Kerja Bersama )

·         membantu karyawan mengerti hak-haknya sebagai karyawan

·         membangkitkan pengetahuan karyawan mengenai pelayanan EAP

·         mewakili karyawan

           

8.       Bagaimana kalau anda didakwa berkelakuan tidak baik?

·         mencoba untuk memulihkan situasi dengan mendengarkan dan mencoba untuk memahami persoalannya

·         membuka diri tehadap pandangan orang lain.Sebagai contoh : sesuatu yang menurut anda hanya bercanda bisa menjadi penghinaan terhadap orang lain

·         menyadari akibat perbuatan anda terhadap orang lain

·         berkeinginan untuk membuat perubahan yang beralasan, sehingga akan nampak perubahan tersebut. Seringi permohonan maaf dengan tulus dan sebuah komitmen untuk menahan diri dari perbuatan tidak terpuji sudah cukup untuk memperbaiki keadaan dalam sebuah kondisi tidak formal

·         bila investigasi resmi ( formal ) dilakukan, bekerjasama dengan seseorang  akan memudahkan pemeriksaan. Perlu diingat bahwa pembelaan  dan pertimbangan yang sama akan diberikan kepada anda bila anda telah melaporkan persoalan itu

·         bila perlu, cari dukungan atau pendamping dari manajer, asisten, SDM , perwakilan Serikat Kerja, atau EAP

·         jaga kerahasiaan keterlibatan dan keaslian gugatan anda

9.       Apakah yang akan dilakukan karyawan bila mereka diperlakukan dengan tidak hormat?

      Setiap masalah ( situasi ) memiliki kekhususannya,tetapi ketika memungkinkan penyelesaian masalah secara informal ( tidak resmi ) perlu segera dilakukan. Para karyawan disemangati untuk mengikuti jalur atau proses yng ada untuk menyelesaikan masalah di bawah naungan kebijakan Kesantunan di Tempat Kerja. ( Catat bahwa EAP ataupun Serikat Kerja bisa juga sangat membantu memudahkan penyelesaian masalah pada setiap tahapan dari proses ini )

     

     

Proses Informal – Level 1 – 4

     

      Level 1

      Aktif berbuat. Cobalah untuk menyelesaikan masalah anda sendiri. Jangan menunggu sampai sebuah anggapan ataupun asumsi masalah akan pergi dengan sendirinya. Hampiri ( dekati ) karyawan yang membikin anda tidak nyaman, jelaskan bagaimana masalah ini mengganggu anda dan meminta dia untuk menghentikan permasalahan ini. Lakukan dengan cara yang ramah, hormat, dan percaya diri. Sering terjadi seorang karyawan tidak mau menyadari kalau perbuatannya itu menyakiti orang lain, dan sebagian besar dari mereka akan mengubah kelakuannya sekali ketika mereka memahami masalahnya. Bila karyawan lain mendekati anda mengenai masalah harga diri, dengarkan baik-baik, diskusi yang saling menghargai, dan jujur, akan menghasilkan penyelesaian masalah.

      Level 2

      Bila anda mencoba untuk menyelesaikan masalah tidak berhasil atau bila anda tidak nyaman menuunjukkan masalah diri anda sendiri, diskusikan masalah anda dan solusi-solusi yang memungkinkan dengan asisten anda. Saling memahai satu sama lain seharusnya dibicarakan dan dimufakati bersama.

      Level 3

      Bila untuk beberapa alasan anda tidak mampu untuk membicarakan masalah anda dengan asisten, ada cara lain untuk membantu menyelesaikan masalah.  Anda bisa menghubungi pimpinan manajemen di level lebih atas termasuk Senior Manajemen. Pentingnya kerahasiaan akan dijaga.

      Level 4

      Bila anda mencoba mengatasi masalah seperti contoh di level 3 , dan ternyata tidak berhasil menyelesaikan masalah, maka bantuan dari SDM, Program Bantuan Karyawan ( EAP ), atau Serikat Pekerja diperlukan.  Pengecualian, karyawan yang tidak masuk serikat, Direktur, Program Sumber Daya Manusia, dan Komite Pelayanan Sipil bisa dihubungi. Kerahasiaan akan diperkuat dengan keterlibatan personil yang ada.

      Walaupun cara formal dan informal sudah digunakan, karyawan harus tetap semangat untuk terus mencatat sebanyak mungkin,tanggal,waktu, keaslian tingkah laku, beberapa saksi, dan apa yang sudah dikerjakan. Catatan ini akan membantu untuk siapapun yang membantu penyelesaian masalah ini. Sebagai tambahan, anda mungkin diminta mengarsipkan laporan tertulis ataupun gugatan-gugatan  anda kepada pimpinan.

10.   Apa saja yang termasuk proses formal dan investigasi formal mengenai gugatan  karena perlakuan tidak terhormat?

Kebijakan tempat kerja yang terhormat diharapkan tidak mengecilkan semangat  ataupun menghambat pendakwa untuk mencoba berbagai macam aturan hukum yang berlaku, termasuk mengarsipkan keluhan dengan Komisi Hak Asasi Manusia. Tidak setiap gugatan dari perlakuan tidak terpuji mendapatkan investigasi formal. Kenyataanya, diharapkan seluruh gugatan dapat diselesaikan diantara pihak-pihak yang terlibat, yang diawasi oleh manajemen untuk menjamin tidak ada pengulangan. Bagaimanapun juga dalam kondisi dimana pernyataan tanpa bukti ditolak , investigasi dilakukan. Senior manajemen akan menurunkan tim investigasi yang biasanya dipimpin oleh SDM ataupun Divisi Hubungan Karyawan Sekretaris Dewan Keuangan.

Investigasi biasanya mencakup hal-hal berikut :

·         menanyai karyawan yang telah mengajukan persoalannya                  ( mereka bisa didampingi oleh pendukungnya )

·         menanyai saksi

·         bertemu dengan karyawan  yang diduga melakukan tindakan tidak terpuji, untuk menyampaikan gugatan dan mendengar respon

·         menegaskan kenyataan sebenarnya

·         menjaga kerahasiaan antara pihak-pihatk yang terlibat termasuk manajemen

·         menyediakan hasil investigasi kepada Manajemen Senior

·         merekomendasikan respon-respon yang sesuai kepada pihak yang berwenang, termasuk tata tertib yang ada

11.   Bagaimana seharusnya berkomunikasi dengan seseorang yang menggugat dan terdakwa yang diduga melakukan perbuatan tidak terpuji?

Manajer akan berkomunikasi dengan seseorang yang mengajukan persoalan dengan :

·                     mendengar dan menangani masalah dengan sungguh-sungguh

·                     mendiskusikan alur proses yang dijalani

·                     mengarahkan karyawan agar menjaga hal tersebut rahasia

·                     memberikan informasi kepada karyawan selama proses

·                     memberikan informasi kepada karyawan hasil investigasi

                       

12.   Apakah keluhan-keluhan tersebut dijaga kerahasiaannya?

Manajer, SDM, dan penyelidik memberikan penjagaan terbaik terhadap kerahasiaan gugatan sesuai dengan kemampuan yang mereka miliki. Bagaimanapun juga, kerahasiaan tersebut bisa benar-benar rahasia karena ada saksi yang terlibat dalam proses ini.

Bila gugatan tersebut mengandung unsur tata tertib, karyawan dilindungi oleh persetujuan bersama yang mempunyai kewenangan untuk menuntut melalui serikat/ asosiasi dan karyawan dapat naik banding kepada Dewan Komisi Pelayanan Sipil. Proses tuntutan ini bisa menjadi petunjuk pada pemeriksaan formal yang melibatkan bukti-bukti gugatan,saksi, terdakwa, dan manajemen.

Keterbatasan dalam kerahasiaan seharusnya tidak mematahkan semangat karyawan dalam mengajukan gugatan. Banyak gugatan yang terselesaikan tanpa investigasi formal. Masalah-masalah seharusnya diajukan lebih dini agar penyelesaiannya tiak merugikan satu sama lain.

13.   Bagaimana kalau seorang karyawan ternyata salah dakwa?

      Bila investigasi membuktikan bahwa gugatan sengaja dibuat sembarangan ataupun hanya untuk balas dendam, karyawan yang membuat dakwaan yang salah adalah subyek untuk didisiplinkan. Ini tidak berlaku untuk gugatan yang dibuat secara benar tetapi tidak dapat dibuktikan.